Taigi nusprendėte įsigyti bei įsirengti projektų valdymo sistemą. Kitas, natūraliai kylantis klausimas tikrai būna: „na, o kokią gi sistemą rinktis?“. Tikriausiai net nežinote kokių sistemų yra, kaip rasti sau tinkamiausią bei ar jums jos iš tiesų reikia.
Projektų valdymo informacinė sistema yra skirta resursų bei lėšų optimizavimui projekto metu taip, kad viskas būtų atliekama laiku, minimaliomis sąnaudomis. Ši programa registruoja ir reaguoja į kiekvieną veiksmą susijusį su projektu taip parodydama tų veiksmų poveikį jūsų kompanijos veiklai. Rinkdamiesi tokią programą ieškokite, kad ji turėtų kuo daugiau modulių (sisteminių funkcijų bei jų išvestinių), taip gausite maksimalią vertę už savo pinigus.
Tiesa, kokybė turėtų pirmauti prieš kiekybę, tad, jeigu programa turi mažiau modulių, bet yra efektyvi ir turi gerus įvertinimus, nenustumkite jos į antrą planą dėl gausų funkcionalumą demonstruojančios nežinomos įrangos. Taip galite ir nudegti. Projektų valdymo sistema skirta pelningumui didinti, ji sumažins gamybos arba paslaugų kaštus, trumpins terminus ir atliks puikų darbų paskirstymą. Galite manyti, kad tokia įranga tiks tik gamybinei ar pramoninei įmonei, bet jūs – klystate. Projektų valdymas apima ne tik gamybą ar produkciją, bet ir paslaugų tiekimą bei labai platų kitų paslaugų spektrą.
Sistemą išsirinkti įmonėje turėtumėte kartu su CTO (vyriausiu techniniu darbuotoju) bei gamybos arba paslaugų tiekimo skyriaus vadovu. Jie padės nuspręsti ko reikia iš tokios sistemos ir kokį variantą geriausia rinktis. Svarbu, kad atkreiptumėte dėmesį į funkcijų skaičių, programos bei paslaugos tiekėjo reputaciją ir kainą bei darbuotojų komentarus. Šių pagalbinių faktorių visuma ir turėtų nulemti jūsų pasirinkimą.